LexCoreAI: platforma AI do obsługi kancelarii i analizy wielotomowych akt

Problem

Codzienna praca kancelarii była rozproszona pomiędzy dokumenty, skrzynki pocztowe, kalendarze, ręczne notatki i zewnętrzne systemy. Informacje o jednej sprawie znajdowały się w wielu miejscach, a ich kompletowanie i aktualizowanie wymagało czasu oraz dobrej znajomości przyjętego sposobu pracy.

Szczególnym wyzwaniem były duże postępowania. Materiał dowodowy mógł obejmować wiele plików i setki tomów akt, zapisanych w różnych formatach i wersjach. Samo przygotowanie dokumentów do przeszukania, rozpoznanie ich treści, ustalenie kolejności i odnalezienie właściwego fragmentu stanowiło osobny proces.

• uporządkowanie spraw, dokumentów, zadań i rozliczeń
• ograniczenie ręcznego pobierania oraz przepisywania danych
• praca na dużych zbiorach akt
• wykorzystanie modeli językowych bez utraty kontroli nad źródłami
• zachowanie śladu dokumentów i wersji wykorzystanych w analizie

Zastosowane rozwiązanie

Zaprojektowano i wdrożono LexCoreAI jako centralną platformę pracy kancelarii. System nie jest osobnym czatem dołączonym do repozytorium plików. Zarządzanie sprawą, dokumentami i analizą AI odbywa się w jednym, kontrolowanym procesie.

Platforma synchronizuje dane z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych. Pozyskane dokumenty są rejestrowane, przetwarzane i przypisywane do właściwej sprawy, co ogranicza ręczne sprawdzanie zmian i przenoszenie informacji.

• obsługa spraw, klientów, kontaktów i uczestników postępowań
• repozytorium dokumentów z folderami, wersjami i kontrolą dostępu
• zadania, czynności, ewidencja czasu pracy i kalendarze zespołu
• koszty, stawki i dane dla różnych schematów rozliczeń
• generowanie dokumentów i praca z szablonami pism
• rejestrowanie przebiegu długotrwałych operacji i ich statusu

Przygotowanie akt do analizy

Dokumenty są etapowo konwertowane, rozpoznawane i porządkowane przed użyciem przez model językowy. System zachowuje powiązanie tekstu z plikiem i stroną źródłową oraz tworzy określoną wersję materiału przeznaczonego do analizy.

Użytkownik wie, jaki zestaw akt został użyty. Późniejsze dodanie dokumentów nie zmienia po cichu wcześniejszej analizy, ponieważ odpowiedź pozostaje związana z konkretną wersją materiału.

1. przyjęcie i klasyfikacja dokumentów sprawy
2. konwersja plików oraz OCR
3. zachowanie relacji tekstu z dokumentem i stroną
4. zbudowanie wersji materiału do analizy
5. uruchomienie i zapis przebiegu analizy
6. zwrócenie odpowiedzi z odwołaniami do źródeł

Asystent AI oparty na źródłach

Asystent odpowiada na pytania dotyczące dokumentów sprawy, pomaga porządkować materiał i przygotowywać projekty treści. System może wskazać dokumenty i strony wykorzystane przy formułowaniu wniosków, a fragmenty wymagające dodatkowego sprawdzenia są oznaczane.

W analizie mogą współpracować dwa modele: jeden przygotowuje odpowiedź, a drugi ją recenzuje według zdefiniowanych kryteriów. Ostateczna ocena prawna pozostaje po stronie prawnika. AI skraca pracę z materiałem, ale nie zastępuje odpowiedzialności zawodowej.

LegalBase – baza referencyjna aktów prawnych

Częścią platformy jest LegalBase: zaprojektowana w ramach projektu, regularnie aktualizowana baza referencyjna polskich i europejskich aktów prawnych wraz z mechanizmami synchronizacji i powiązaniami pomiędzy dokumentami.

Baza wspiera wyszukiwanie przepisów i sprawdzanie treści przygotowywanych z udziałem AI. Nie stanowi automatycznej porady prawnej ani gwarancji aktualnego stanu prawnego.

Najważniejsze możliwości

• jeden widok sprawy, uczestników, dokumentów, zadań i terminów
• wersjonowanie akt i kontrola dostępu
• automatyczna synchronizacja z portalem sądowym
• konwersja dokumentów i OCR
• przygotowanie dużych zbiorów akt do analizy
• odpowiedzi oparte na dokumentach konkretnej sprawy
• odwołania do dokumentów i numerów stron
• kontrolowana współpraca kilku modeli AI
• projekty pism, dokumenty Word i szablony
• koszty, stawki, czas pracy i schematy rozliczeń
• podgląd postępu operacji w czasie rzeczywistym
• testy automatyczne i oddzielne środowiska DEV oraz PROD

Co wyróżnia projekt

Najważniejszą cechą LexCoreAI jest powiązanie analizy z kontrolowanym zbiorem źródeł. System przechowuje wersję akt, przebieg operacji i dokumenty wykorzystane do odpowiedzi. Pozwala to sprawdzić podstawę wyniku i odróżnić treść źródłową od wniosków modelu.

Warstwa AI jest osadzona w codziennej pracy kancelarii. Analiza, dokumenty, zadania i projekty pism pozostają częścią jednego obiegu, bez ręcznego przenoszenia danych między narzędziami.

Rezultat biznesowy

LexCoreAI połączył najważniejsze procesy kancelarii w jednej aplikacji. Użytkownicy mogą szybciej odnajdywać informacje, monitorować terminy, porządkować dokumenty i przygotowywać materiał do analizy.

Automatyzacja ogranicza czynności związane z pobieraniem danych, konwersją dokumentów, przygotowaniem źródeł i wyszukiwaniem informacji. Jednocześnie wynik AI można odnieść do konkretnych dokumentów, stron i wersji akt.

Modułowa architektura pozwala rozwijać system wraz ze zmianami organizacji pracy oraz dodawać kolejne integracje, źródła prawa, modele i procesy.

Czas i zakres realizacji

Obecna wersja została uruchomiona po około pięciu miesiącach prac. Projekt jest dalej rozwijany wraz z kolejnymi potrzebami użytkowników i nowymi sposobami pracy z dokumentami.

• analiza biznesowa i techniczna oraz opis procesów kancelarii
• projekt architektury aplikacji i danych
• implementacja modułów biznesowych i migracje danych
• integracje z systemami zewnętrznymi
• procesy OCR i analizy AI
• testy automatyczne i produkcyjne
• wdrożenie środowisk DEV i PROD